Piano dei Conti

Piano dei conti

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La codifica del piano dei conti prevede di partire dall’inserimento della lista dei gruppi del piano dei conti nella sezione superiore della maschera: attraverso i pulsanti di inserimento raggruppamenti/gruppi si potranno inserire nuovi primi livelli o livelli inferiori a quello selezionato, attribuendo ad ognuno un codice alfanumerico univoco, una descrizione (più una seconda alternativa) e un tipo conto di riferimento.

Una volta selezionato il gruppo di livello più basso si attiverà, nella griglia sottostante, la lista dei conti e sottoconti inseriti all’interno di questo. L’inserimento di un nuovo codice dovrà prevedere innanzitutto il livello del ‘conto’ (‘mastro’ nella terminologia contabile) che è identificato dalla mancanza del codice di sottoconto: ognuno di questi può essere un codice alfanumerico di 8 caratteri, ma è consigliato seguire un criterio numerico progressivo con uniformità di caratteri (es. tutti i conti a 4 caratteri, tutti i sottoconti a 3). Il tipo conto di ogni riga che viene inserita sarà proposto come il tipo conto del gruppo di appartenenza: si tratta comunque di un codice proposto che l’utente può modificare (ad es. per inserire i fondi ammortamento direttamente all’interno della sezione patrimoniale attiva).

I conti NON possono essere collegati a tipi conto di anagrafica: solo i sottoconti al loro interno potranno avere un dettaglio di anagrafica collegato infatti. I sottoconti di anagrafica, inoltre, possono essere inseriti e modificati solo dalla gestione della Anagrafiche contatti, presente sempre all’interno del menù ‘Strumenti’-‘Anagrafici’ . Infine, i sottoconti di tipo ‘conti d’ordine’ potranno essere inseriti solo all’interno di conti a loro volta di tipo d’ordine.

RIBBON BAR: rappresenta il menù della Form in oggetto, ossia l’area nella quale è possibile effettuare delle azioni collegate alla procedura in uso. La lista delle funzionalità possibili è di seguito rappresentata:

Andando a leggere nei dettagli le varie colonne presenti nella lista, si possono vedere:

Data di inserimento: è la data di creazione del conto/sottoconto;

Data ultima modifica: è la data di ultima modifica del codice di conto/sottoconto, aggiornata automaticamente dall'ERP;

Data di fine validità: serve per bloccare l’utilizzo del sottoconto in nuove registrazioni contabili (a partite dalla data inserita), mantenendo la visibilità dei movimenti precedentemente inseriti;

Apertura partite: il flag va a interagire con il controllo di bilanciamento dei movimenti contabili con il dato delle partite. Per qualsiasi sottoconto, infatti, è possibile creare manualmente una partita contabile, ma solo per quanti hanno impostato questo flag l'ERP andrà a verificare se questo viene effettuato o meno, bloccando o meno il salvataggio della registrazione a seconda delle impostazioni della causale contabile di riferimento;

Ulteriore descrizione: seconda descrizione, normalmente non utilizzata;

Note: note del sottoconto, normalmente non utilizzato;

Ratei e risconti attivi/passivi: questi sottoconti consentono di collegare sul singolo sottoconto i codici di rateo e risconto specifici da utilizzare in via prioritaria al momento della rilevazione infrannuale o di bilancio delle scritture di rettifica/integrazione. In caso non sia presente qui saranno utilizzati i conti di default inseriti nei parametri di contabilità generale;

Voce spesa: campo di assegnazione di una voce spesa. Attualmente viene utilizzato per l’esportazione del piano dei conti/scadenziario su DocFinance a fine statistico; secondo utilizzo è come filtro di ricerca per la procedura di ‘Scritture da diff. budget’ del modulo Chiusure infrannuali. Può avere inoltre valore statistico nei cubi di dati della Business intelligence dell’area amministrativa;

Tipo periodicità budget: serve per collegare un criterio di ripartizione annuale specifico del dato di budget annuale.

Non è possibile cancellare un gruppo che abbia al suo interno un sottogruppo, così come se questo ha conti/sottoconti: allo stesso modo non è possibile cancellare un conto che abbia al suo interno sottoconti, e nemmeno eliminare codici utilizzati in una qualsiasi tabella del gestionale.

 Suggerimenti per la codifica:

- identificare innanzi tutto quali siano i due livelli di dettaglio massimo: questi identificheranno sottoconti e conti da inserire e da questi, a ritroso, si potranno raggruppare a livello superiore;

- fare attenzione ai codici delle anagrafiche clienti/fornitori: in molti software, infatti, il mastro clienti è già un sottoconto di cui poi l’anagrafica specifica un livello ulteriore NON visibile a piano dei conti. L'ERP, invece, prevede direttamente a piano dei conti i livelli di dettaglio dell’anagrafica. Il punto è fondamentale per identificare il livello massimo di cui al punto a);

- evitare codici alfanumerici: questo per ragioni di ordinamento;

- mantenere lo stesso numero di caratteri per tutti i conti e uno stesso numero per i sottoconti (con l’eccezione dei sottoconti di anagrafica, per i quali i codici di sottoconti prevederanno una numerosità certamente superiore): questo nuovamente per ragioni di ordinamento (ad es. l’ordine alfabetico dei numeri 1, 2, 10 è 1, 10, 2, quindi l’impostazione corretta deve essere 01, 02, 10);

- limitare il numero di caratteri a quelli effettivamente necessari: non ha alcun senso avere un codice di sottoconto a 8 caratteri quando effettivamente all’interno di un conto ci saranno al massimo poche decine di sottoconti (per attivo/passivo/costi/ricavi normalmente 3-4 caratteri sono più che sufficienti). Per il contabile è certamente differente digitare 4+4 caratteri che 8+8 su ogni riga di contabilità! In seconda battuta, questi codici saranno da riportare in tutte le stampe e i fogli fisicamente non sono infiniti;

- può essere utile differenziare il conto o il sottoconto con un carattere solo maiuscolo: questo per avere a vista un’indicazione del fatto che si sta selezionando uno piuttosto dell’altro, soprattutto in caso di omonimia;

- non ‘sporcare’ il piano dei conti con complessi dettagli che hanno il solo scopo di ottenere dati ‘statistici’: esistono i centri di costo, di profitto, la contabilità analitica, la business intelligence per questi fini;

Impostazione centri di costo e di profitto

All’interno del piano dei conti è possibile assegnare ad ogni sottoconto una struttura di valorizzazione percentuale a Centro di Costo/Profitto. L'ERP andrà poi a proporre automaticamente questa valorizzazione (per i soli sottoconti economici), lasciando all’utente la possibilità di modificarne i valori manualmente dove necessario.

Il collegamento viene effettuato semplicemente selezionando il sottoconto di riferimento e inserendo la lista dei CdC/CdP nelle due griglie: è possibile collegare la valorizzazione su divisioni aziendali differenti, ma normalmente la divisione non viene compilata. Non c’è alcun controllo che la somma delle percentuali inserite sia uguale al 100%.

Si ricorda, inoltre che:

- la valorizzazione in contabilità dipende dalla presenza, nella causale contabile utilizzata, dei flag relativi ai CdC/CdP ;

- è possibile prevedere una doppia valorizzazione: ad esempio, se un sottoconto di costo ha sia CdC che CdP collegati, la causale può prevedere nuovamente entrambi e con l’opzione ‘Gestione separata CdC/CdP’ saranno entrambi valorizzati, altrimenti saranno valorizzati i soli CdC per i costi (e in caso di sottoconti di ricavo saranno valorizzati i CdP ).

Vi sono ulteriori punti di codifica dei Centri di costo/Profitto: anagrafiche clienti/fornitori/agenti, anagrafiche articoli, magazzini, cespiti. La priorità di valorizzazione viene definita normalmente nei parametri di gestione del singolo modulo.

Impostazione sottoconti automatici

Per ogni sottoconto è possibile assegnare una lista di sottoconti da valorizzare automaticamente in caso di causali automatiche. In particolare la logica di funzionamento prevede:

- che il sottoconto sia utilizzato nella sezione Iva della registrazione;

- che la registrazione si basi su una causale che prevede una causale automatica;

- a queste condizioni l'ERP andrà ad aggiungere, nella registrazione automatica, i sottoconti automatici che sono collegati ai sottoconti;

- la valorizzazione di questi sottoconti utilizzerà il tipo importo della sezione ‘sottoconti automatici’ ma applicandola alla riga IVA d’origine.

Esempio di utilizzo può essere la registrazione di sottoconti per i quali debbano essere valorizzati in dare/avere conti d’ordine.